Wednesday, October 17, 2018

Review Buku: 201 teknik presentasi

Dalam bukunya "Presentation skills 201", William "Bill" Steele (presentation skill trainer) membagikan kecakapan atau teknik presentasi sebagai berikut.

Perencanaan

Perencanaan sangat penting sebelum melakukan presentasi. Presentasi yang baik dipersiapkan dengan rencana yang baik pula. Jangan melakukan presentasi tanpa persiapan, dan jangan percaya pada orang yang bisa melakukan presentasi tanpa persiapan, kecuali dia sudah ahli. Diantara kecakapan atau teknik presentasi pada tahap perencanaan ini meliputi: bersungguh-sungguh melakukan persiapan, mendefinisikan apa yang ingin dicapai, memilih/memiliki tema, tekankan bahwa anda bukan audiens (tapi presenter), keluar dari kebiasaan, jangan abaikan suara kecil, jangan melalukan persiapan yang berlebihan, dan masukkan cerita pada presentasi anda.

Siapkan data dan buat data anda hidup, masukkan humor namun jangan mencoba melucu, bangun pemahaman dengan contoh, gunakan analogi untuk menjelaskan sains dan teknologi, bekerja dengan lawan, sitasi pengarang aslinya, nyatakan dengan jelas, mulai dengan mantap dan akhiri dengan mantap pula, sediakan rangkuman, pancing pertanyaan, pastikan pesan tersampaikan, hindari perubahan di menit-menit terakhir, dan persiapkan penamilan anda di panggung.

Persiapan Slide

Pada tahap persiapan slide kita bisa mencoba teknik brainstorming dulu: apa pesan yang ingin kita sampaikan baru kemudian beralih ke slide. Gunakan visualisasi yang baik, pewarnaan dan tema yang memukau namun tidak norak. Persiapkan juga untuk tampil tanpa slide (mati lampu misalnya, tidak ada LCD dll). Peragakan dan gunakan bahasa tubuh sebanyak mungkin jika ingin menggambarkan secara visual. Beralih dari slide ke slide selanjutnya secara halus. Jangan menjadi korban teknologi, intinya pada anda, bukan pada teknologi yang anda gunakan. 

Slide anda merelfeksikan siapa anda. Jika anda menggunakan template milik kantor atau institusi anda, slide tersebut sepenuhnya milik anda. Anda bebas mengeditnya sebaik mungkin.

Latihan

Seorang olahrawagan akan berlatih ribuan kali untuk kompetisi sekali. Begitu juga dengan presentasi: semakin banyak latihan semakin baik. Praktekkan dengan suara yang lantang sebelum anda di mimbar sesungguhnya. Praktekkan intro anda sebanyak mungkin, terkesan tidaknya audiens ada pada pandangan pertama. Berhati-hati dengan apa yang anda dengar dan sampaikan, sengaja atau tidak. Mintalah pendapat orang lain tentang (latihan) presentasi anda (rehearsal).

Bekerja dengan Tim

Jika anda menyampaikan presentasi mewakili tim (presentasi paper, lomba dll), buatlah draft sebaik mungkin dengan semua anggota tim anda: banyak kepala --> banyak ide --> lebih baik. Rencanakan secara kolektif, satu bagian kemudian bagian yang lainnya, dan rencanakan juga kemungkinan pertanyaan yang akan diajukan dan jawaban yang akan diberikan.

Strategi Penyampaian

Sekarang beralih ke strategi penyampai presentasi. Berpakainlah semenarik mungkin, atur "tone" anda, mulai dengan cerita "mereka" daripada cerita anda. Ingatlah dan gunakan nama, gunakan bahasa yang sederhana untuk topik diluar komunitas anda. 

Rencanakan apa yang akan anda bahas secara mendalam, dan dalami rencana anda. Ulangi lagi, dan lagi. Jadilah responsive, bukan reaktif atau agresif. Tinggalkan audiens sendiri (sebagai audiens) dan berbicaralah untuk audiens. Berikan kesempatan audiens anda untuk bernafas dan akhiri tepat waktu.

Penggunaan Platform

Platform disini artinya media, tempat dan waktu anda presentasi. Ketahui kapan anda akan mulai presentasi, dimana tempatnya, gedungnya, ruangannya, termasuk karakter tempat tersebut (pencahayaan, akustik/bising, kenyamanan termal, dll). Gunakan bahasa tubuh. Buat diri anda senyaman mungkin, jika ingin berhenti sejenak, berhentilah. Jika nervous, carilah posisi yang bisa membuat anda lebih santai (memegang meja, menyilangkan tangan dsb). Lihatlah mata audiens anda, berhati-hati ketika menggunakan media laptop, sampaikan dengan suara lantang dan jelas serta terdengar peduli dan juga berkarakter. Berhenti sejenak untuk membuat audiens menunggu dan bebaskan diri anda dari segala macam kritik.

Bahasa

Beralih ke bahasa. Pertama, hindari penggunakan ungakapan: Saya sangat senang bisa hadir di acara ini (嬉しいです). Antusiasme kita tidak perlu diungkapkan, audiens dapat mengenali dengan sendirinya dari bahasa kita. Gunakan juga kosakata baru, coba tinggalkan beberapa kata favorit anda di masa lalu. Jangan sampai kehilangan ketertarikan audiens dengan menggunakan idioms yang salah. Gunakan penjelasan (terhadap suatu case) bila diperlukan, hindari penjelasan yang bertele-tele. Dan terakhir, gunakan terjemahan bila menyangkut suatu istilah atau singkatan, tidak semua orang memahami istilah/singkatan yang kita gunakan.

Tanya-Jawab

Dalam sesi tanya jawab, pastikan anda mendapat pertanyaan, karena itu tanda ketertarikan audiens pada presentasi anda. Jawab pertanyaan satu persatu, mulai dari yang pertama. Jangan mengambil alih pertanyaan, itu milik audiens. Artinya, anda harus menjawab pertanyaan itu bukan pertanyaan lainnya, dan anda tidak perlu merubah atau mambahkan (penjelasan) terhadap apa yang ditanyakan audiens. Cerna pertanyaan dengan baik dan jawab dengan pemikiran yang menyeluruh. Definisikan secara jelas posisi anda dalam menjawab pertanyaan tersebut. Jika memang tidak perlu (tidak bisa), anda juga tidak perlu menjawabnya dari sudut pandang anda beserta alasan yang jelas (data yang kurang misalnya). Berpindahlah dari satu pertanyaan ke pertanyaan selanjutnya, dan pastikan jawaban anda untuk semua audiens, bukan hanya untuk si penanya saja. Ketika anda melupakan sesuatu dalam materi presentasi anda, sampaikan dengan cara lain (bukan berkata: maaf saya melupakan suatu hal), misalnya dengan cara: " Anda mungkin bertanya-tanya tentang hal tsb." Materi yang lupa tersebut juga bisa anda tambahkan ketika menjawab pertanyaan. Sebelum mengakhiri sesi-tanya jawab, sampaikan "take home message": apa yang ingin audiens anda dapaktan dari persentasi itu. Hal tersebut bisa berupa pertanyaan yang belum terjawab atau presentasi selanjutnya.

Audiensi

Kenali audiens anda sebelum presentasi. Jika ada peluang yang kontra dengan presentasi anda, dekati orang tersebut (dan buat perjanjian damai ...:D ), Buat aturan untuk presentasi jika diperlukan (misal HP disilent). Minta mereka mendengarkan dan janjikan apa yang akan mereka peroleh jika mereka memberi anda waktu. Hindari melakukan konfrontasi dengan (salah satu) audiens, kadang kita tidak sengaja melakukanny. Ketika menjelaskan, kita bisa saja menggunakan kata "anda" untuk semua audiens. Namun ketika ada yang bertanya, kata "anda" tadi spesifik pada satu orang, bukan semua orang.

Anda juga perlu mengetes audiens yang antagonis, kontra dengan anda. Ada kalanya, apa yang ada sampaikan akan diimplementasikan jika mayoritas audiens menyetujui, bagaimana jika banyak yang tidak menyetujui. Audiens yang antagonis ini perlu anda pastikan agar tidak mempengaruhi audiens yang lain. Anda juga perlu mengenali identitas dari kebanyakan orang dari audiens anda ini.

Jika ada audiens dengan tipe banyak bicara dan kemungkinan mengganggu presentasi anda, nyatakan di awal, bahwa semua materi harus tersampaikan, dan dia (audiens tadi) bertanggung jawab untuk memastikannya.

Idealnya, semua audiens patuh, mendengarkan dengan seksama tanpa membuka HP, laptop atau melakukan hal lain diluar menyimak presentasi. Namun nyatanya tidak. Jangan menyelesaikan masalah ini satu persatu, namun tingkakan intensi presentasi anda (buat menjadi lebih semangat). Jika ada yang mengatakan presenter tidak capable, tanyakan dimana letak ketidak-capable-nya. Jika ada yang menyerang pribadi anda, jangan dengarkan, jangan membuat konflik dengan audiens.

Presentasi Visual

Dengan semakin cepatnya tranfer data, presentasi bisa dilakukan secara non-centralized dengan batuan web. Artinya, audiens tidak perlu datang di tempat presentasi, hanyak menyaksikan via PC atau laptop. Meski demikian, anda tetap bisa berinteraksi langsung dengan audiens, misal dengan menyapa mereka, menyebut namanya ataupun menanyakan tentang sesuatu kepada mereka. Pada presentasi seperti ini, anda perlu membuat "virtual room" agar seolah-olah anda dan audiens berada di ruangan yang sama. Usahakan mereka mendengar bahasa tubuh anda (seperti halnya presentasi fisik), dan lihatlah webcam anda, bukan halaman slide anda. Dengan cara ini, anda pelu menggerakan kursor atau point view agar konsentrasi audiens tetap berjalan. Dengan media website ini (zoom, adobe dll), anda perlu mengingatkan tentang "technology issue" di awal presentasi seperti kemungkinan tidak ada suara karena di-mute, atau saran untuk merestart PC ketika semua terlihat tidak bergerak (hang).


---
That's all. Tidak sepenuhnya saya setuju dengan semua isi buku tersebut, namun hampir semuanya memang benar adanya. Dibutuhkan teknik khusus dalam melakukan presentasi untuk merebut simpati audiens. Di sisi lain, saya biasa menggunakan beamer untuk platform presentasi saya.
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...